「なんで毎回こんなに印刷してるんだろう…」
「誰か前の議事録持ってない？」
地域の実行委員会や
自治体イベントの準備をしていると
こんな声がどこかしらで
聞こえてきます
若い世代なら
Googleドキュメントや
Slackが当たり前でも
実行委員会に多い
“紙文化”どっぷりな世代にとっては
なかなかそうはいかないのが現実です
でも最近は
「スマホで見れたら便利じゃん」
「LINEグループだけじゃ情報が埋もれる…」
そんな声が
じわじわと広がってきています
そこで今回ご紹介するのが
無料で使える
Googleドライブを活用した
紙に頼らない
実行委員会運営のヒントです
（このブログの筆者）
（株）ロックス・カンパニー代表取締役久保田サトシといいます。
とにかく都会が嫌い。。。故郷大分県で頑張る中小企業の情報発信を支援するのが生き甲斐で、これまで約200社を伴走してきました。本ブログでは「IT・デジタル話」を「ひらがなで解説」しています。
実行委員会が抱える“紙文化”の限界
毎回の印刷、正直しんどい
地域イベントや町内会
学校行事などの実行委員会では
いまだに
「資料を印刷して配布」が
当たり前のように行われています
でもその印刷って
誰がやってます？
そう、
だいたい“誰かの家”か“
どこかの会社”のプリンターをつかい
誰かが犠牲になっています😁
しかも
・直前に修正されたファイル
・誰かが忘れた配布資料
・日程が変わったプリント
まぁ大体おこりうる
トラブルも日常茶飯事
おじさんたちの
実行委員会って
ほんと疲れるわー
中でも少しデジタルが得意な
私のような人間に
しわ寄せが来るのは
目に見えております
まぁ「紙」で情報共有するなんて
今の時代ありえません
実行委員会の「資料問題」、そろそろ変えませんか？
メンバーがバラバラ、でもやることは一緒
地域の活動や行事って
みんな忙しい合間を縫って
関わってますよね
しかも、同じメンバーが
毎回いるとは限らない
・昼間は仕事で動けない人
・スマホしか使えない人
・パソコンは古くて重い人
まぁおじさんたちはわがままだわ〜
俺もおじさんですけど。。。何か。。。
Googleドライブとは？まずはここから！
どんな端末でも、ネットさえあれば使える！
Googleドライブは、スマホでもパソコンでもタブレットでも
インターネットにさえつながっていれば使える、無料のクラウドサービスです
しかも
✔ 自分のスマホでも
✔ 家のパソコンでも
✔ 職場のタブレットでも
すべて同じデータが見られるというのが最大の特徴
つまり「USB持ってない…」「データ忘れた…」というトラブルも激減します
Googleドライブの“共有”ってこういうこと！
共有には2種類あるんです
Googleドライブの最大の武器
それは「共有」機能です
この共有には大きく分けて
2つの種類があります
① 自分の端末間の共有
スマホで書いたメモを、家のパソコンでも開ける
つまり、端末に関係なく同じデータが見られるということです
② 他人との共有
たとえば「久保田さん、この見積書確認しといて」と言われたら
ドライブのリンクを共有するだけでOK
その人がどこにいようが、確認してもらえます
私の活用例をご紹介しましょう
我が社は全てドライブ管理です
中小企業にはGoogleドライブ
最適なツールだと思います😁
私は15年前から
下記のような使い方をしています
- 📄 仕事で書いた書類 → Googleドライブに保管
- 🧾 見積書や請求書 → Googleドライブに保管
- 🧑💼 会議用資料 → Googleドライブに保管
これらをドライブに
入れておくことで
出先でも、家でも、
他のスタッフのスマホでも
見られるようになります
他のメンバーと
確認し合うことの多い書類だからこそ
「どこでも」「誰でも」
アクセスできることが
とても重要なんですよね
こういうことを
おじさんたちに説明するの
大変なんですよね〜〜〜😢
「エクセルがない…」もうそんな心配いりません！
おじさんたちが大好きな
エクセルの話をします
文章も図面もすべて
エクセル出かけるおじさんたちは
ある意味尊敬に値します
そんなオフィスのソフトが
得意なおじさんたちも
取り組みやすい機能が満載です！
Microsoftにお金を払わなくても大丈夫！
Googleドライブには
「保管するだけ」ではない
便利な機能がたくさん入っています
その一部をご紹介すると…
- 📊 Googleスプレッドシート（エクセルのような表計算）
- 📄 Googleドキュメント（ワードのような文書作成）
- 🎞 Googleスライド（パワーポイントのような資料作成）
- 📋 Googleフォーム（アンケート作成と集計）
- 🖼 Google図形描画（簡単なお絵かき）
- 🌐 Googleサイト（簡単なWebページ制作）
- 🧠 Google Jamboard（共有ホワイトボード）
しかもこれら、すべて無料
そしてインストール不要
使うために何かを買ったり
難しい操作を覚えたりする
必要はありません
Gmailアカウントさえあれば、すぐ使える
Googleドライブは
Gmailアカウント（無料）を作るだけで
すぐに使い始めることができます
普段のブラウザ
（SafariやChrome）で
アクセスするだけ
それだけで
ファイルの作成・編集・共有が
一気にできるようになります
では、具体的にどう活用できるのか？
ご説明します
おじさんたち
ちゃんと見てくださいね！
私もおじさんですが。。。。
スプレッドシート（エクセルのような表計算）
請求書・見積書も共有しながら作れる！
Googleスプレッドシートは、まさに「エクセルそのもの」
表計算や関数、グラフ作成までほとんど同じ操作感で使えます
弊社では、主に経理面で活用しています
特に請求書や見積書は、複数人で確認することが多いので
Googleドライブで共有しておくことで、誰でもすぐに見られる＆修正できるようになっています
たとえ出先でも編集できる！
たとえば、税理士さんとデータを共有したいときも
「ドライブに入れておきました」と一言伝えるだけ
スマホでチェックするもよし
ネットカフェから確認してもよし
自分のパソコン以外からでもアクセスできるって、本当に便利です
ドキュメント（ワードのような文書作成）
契約書の下書きや会議録にぴったり！
Googleドキュメントは、ワードとほぼ同じ機能がそろった文書作成ツールです
・文字の大きさ調整
・写真や図の挿入
・改行や段落の設定
…すべて簡単にできます
社員の日報や会議録をドキュメントで書いてもらえば
社長、部長、スタッフ全員で確認・共有がスムーズにできます
実際にこんなやりとりも…
社長😎「経理さん、これを題材に正式な契約書を社労士と完成させてください」
経理さん👩「承知しました。明日までに修正しておきますので、午後にドライブをご確認ください」
→ 社労士さんとGoogleドライブで共同作業
→ 社長の手間も最小限
→ 直接会わなくても契約書が完成！
めでたし、めでたし😄
スライド（パワーポイントのような資料作成）
プレゼン資料の作成・共有が一気に楽に！
営業資料や会議での発表など
「ちょっと見栄えよくしたい」資料にはGoogleスライドが便利です
図形、写真、リンク、アニメーション
パワーポイントでできることは、ほぼ全てスライドでも実現可能です
しかも
・フォントが変わらない
・レイアウトが崩れない
という点でも安心です
あるあるなエピソード
営業部長😎「久保田くん、ドライブにある営業用資料を最新化しておいたから確認しといて」
久保田くん😄「ありがとうございます！この資料で次のお客さん対応してきます！」
→ すでにスライドがクラウドにあるから
→ そのまま開いて編集して使える
→ プレゼンもスムーズに！
まとめ：「難しくない」からこそ、まず一歩
Googleドライブって
なんだかんだ難しそう…って思っていませんか？
実は、使い始めてしまえば
「え、こんなに簡単なの？」
「もっと早く使えばよかった！」
そんな声ばかりなんです
✔ 自分だけじゃなくチームで使える
✔ データの確認・修正・保存が1か所で完了
✔ しかもすべて無料！
特別な知識も、パソコンのスキルも必要ありません
まずは、Gmailアカウントを作って
1つでもファイルを保存してみることから始めてみてください
皆様からの励ましのコメントを是非お願いします