ほんとは知らない「PDFってなぁに？」という話｜vol.933

「PDFで送ってくださいって言われたけど
なんでPDFじゃないといけないの？」

そんなふうに思ったこと
ありませんか？

JPEGやパワポの方が慣れてるし

スマホで写真撮ったものを
送る方が楽なんだけど…

実際PDFの良さって
何なんだろう？と、

ふと感じる方も多いようです

ということで今回は
PDFをなんとなく使っている方や

よくわからないけど
「とりあえずPDFって言われたから…」
と送っている方に向けて

なぜPDFが便利なのか？
JPEGやWord・パワポと何が違うのか？

やさしく丁寧に解説していきたいと思います

今回はこんな話です

PDFってなんなん？まずはカタチから説明します

「PDF」という言葉の語源
どうでもいいけど知らんわーって方

ちょっと前のテレビCMで
「カズレーザーさん」が
出ていましたねー

まずはカタい言葉で言うと
Portable Document Format
ポータブル・ドキュメント・フォーマット


どのパソコンやスマホでも同じように見えるファイル
を意味しています

「画面に見えてるそのままの状態で、人に渡せるファイル形式」

• 写真も文章もレイアウトもそのまんま
• 読む人のパソコンに特別なソフトがなくても見られる
• 印刷しても、作った通りの形になる

例えば。。。

「ワード」で作った資料を
誰かに送ったとします


相手が別のパソコンで開いたら
レイアウトがズレていた…
という経験ありますよね！

それがPDFなら
ズレないのです😁👍

言われてみればそうだわ〜
と思い出しましたでしょうか


この「変わらない」という安心感が
PDFです

画像やワードじゃだめなんですか？と聞かれますが…

仕事柄ファイルのやり取りを
よくやりますが。。。

「JPEGじゃだめ？」
「スマホで撮った原稿を写真で送ってもいい？」
「Wordで書いたんですけど…」

まぁ我慢はしますよ。。。
心を鬼にして受け取ります。。。


大体二度手間になる可能性が大です

なぜなら画像やワードには
こんな落とし穴があるからです

JPEGやPNG（画像）で送られた場合の困りごと

• 文字をコピペできない → 誤字があっても直せない
• 解像度が低いと、文字が潰れて読めない
• ページが複数あるとファイルがバラバラになって管理が大変
• 細かいレイアウト（改行や段組み）が分かりづらい

Wordで送られた場合の困りごと

• 相手のパソコンで開いたときにレイアウトがズレることがある
• 特定のフォントを使っていた場合、文字化けすることがある
• 印刷すると見た目が変わってしまうこともある

PDFだとどうなるの？

当然その逆でいいこと三昧。。。

• レイアウトが崩れない
• テキストもコピペできるので修正がしやすい
• 1つのファイルに何ページも入れられる
• フォントも埋め込めるので文字化けしにくい
• 印刷しても「見たまま」で出せる

見た目そのまま
内容そのまま
扱いやすさ最高

PDFが便利なシーン5選｜こんなときPDFが大活躍！

ではここで
実際に「PDFでよかった〜！」
というシーンをいくつかご紹介します

①印刷用の資料をそのまま送れる

PDFは
印刷所がそのまま印刷するのに
好まれるファイル形式です

なぜなら
そのままプリントしても
ズレないからです

印刷することを
前提に作られた文書は

最終的にPDFで渡してもらえると
とても助かります

ただし
画像の解像度は高くなければ
印刷に耐えられませんので
お気をつけください！！

②文章の修正・校正がやりやすい

PDFには「コメント」や
「注釈」機能があり

「ここ、もうちょっとこう直してもらえますか？」

というやりとりがしやすいです

当然JPEGにはこの機能はありません

③スマホでサクッと見られる

最近ではPDFビューワーは
スマホにも最初から
入っていることが多いです

開けない・読めないという
トラブルが起きません

④複数ページを1ファイルにまとめられる

記事が3ページに
わたっている場合も

PDFなら
1つのファイルにできるので
管理がラクです

⑤パスワードでロックできる

大事な資料や限定公開の情報は
パスワード付きPDFで送れます

コンプライアンス
セキュリティが管理しやすいです

PDFの作り方、難しくありません

PDFってなんか難しそう…
と思われる方も多いですが
実は意外と簡単なんです

たとえば
WordやExcelで文書を作ったら


「名前を付けて保存」→「ファイルの種類」→「PDFを選ぶ」
これだけです！

MacでもWindowsでも

スマホアプリからでも
最近はPDF作成できます

困ったら
「○○（ソフト名） PDF 保存」で
検索してみてくださいね

まとめ：PDFって、実はとても親切なファイル形式です

・レイアウトが崩れない
・見る人の環境を選ばない
・スマホでも見やすい
・修正や管理がしやすい

つまりPDFは
送る側にも、受け取る側にも優しい

いいファイル形式です

よく経営コンサル担当者が
パワポやワードで提案書を作るのを
みたことがありますが

かっこ悪いんで
スマートなPDF形式を


ただし
PDFの内の画像が重いと
ファイル量が重くなるので
お気をつけください！

今日も最後までお読みいただき
ありがとうございました